Was Sie als Vermieter über das Wohnungsübergabeprotokoll wissen sollten
In Ihrer Eigentumswohnung steht ein Mieterwechsel an? Mit einem Wohnungsübergabeprotokoll sind Sie als Vermieter auf der sicheren Seite. Es hält den Zustand der übergegebenen Wohnung schriftlich fest. Dadurch verhindert es Streitfälle und sichert Sie vor ungerechtfertigten Forderungen der Mieter ab. Denn weist die Wohnung Mängel oder Schäden auf, kann es nach dem Ende des Mietverhältnisses zu Unstimmigkeiten darüber kommen, wer diese verursacht hat und für sie verantwortlich ist. Ohne ein solches Überprotokoll lässt es sich kaum nachweisen, wer dafür zu haften hat. Alle wichtigen Fakten zum Wohnungsübergabeprotokoll erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Übergabeprotokoll hält den Zustand fest, in dem sich eine Immobilie zum Zeitpunkt ihrer Übertragung befindet. Darin werden einerseits Schäden sowie Mängel und andererseits die Zählerstände schriftlich dokumentiert. Damit wird zum Einzug, zum Auszug sowie zum Eigentümerwechsel eine umfangreiche Bestandsaufnahme der betreffenden Immobilie vorgenommen. Es ist außerdem unter dem Begriff Abnahmeprotokoll bekannt.
Angefertigt wird das Übergabeprotokoll, wenn beide Parteien – also Mieter und Vermieter beziehungsweise Käufer und Verkäufer – das jeweilige Objekt gemeinsam besichtigen.
Ein Wohnungsübergabeprotokoll bezieht sich, entsprechend seinem Namen, auf die Übergabe einer Wohnung. Bei einem Haus fällt das Protokoll meist umfangreicher aus.
Warum ein Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen?
Die Anfertigung eines Wohnungsübergabeprotokolls bringt sowohl Mietern als auch Vermietern Sicherheit über den Wohnungszustand zum Zeitpunkt der Übergabe und damit hinsichtlich der Verantwortlichkeiten.
Durch die schriftliche Dokumentation des Immobilienzustandes sollen spätere Streitigkeiten zwischen Mieter und Vermieter über die Haftung von Schäden und Mängeln umgangen werden. Im Zweifel hat das Übergabeprotokoll auch vor Gericht Bestand. Damit stellt es für beide Seiten ein wichtiges Dokument dar.
War der Kratzer im Parkett schon zum Zeitpunkt des Einzugs vorhanden oder ist er erst während der Mietzeit entstanden? Wie verhält es sich mit dem verschmutzten Teppichboden?
Von der Antwort auf diese Fragen hängt es ab, wer die Verantwortung für den jeweiligen Schaden oder Mangel trägt. Als Vermieter können Sie Ihre Mieter nur für Schäden zur Verantwortung ziehen, die sie nachweislich verursacht haben.
Solche und ähnliche Fragen lassen sich im Nachhinein einfach klären – wenn ein Übergabeprotokoll vorliegt, in dem Mieter und Vermieter den Zustand der Wohnung zum damaligen Zeitpunkt schriftlich festgehalten haben. Das Protokoll dient damit als Nachweis, wer eventuelle Schäden zu verantworten hat.
Gut zu wissen: Fallen dem Mieter nach dem Einzug gravierende Mängel in der Wohnung auf, die nicht im Wohnungsübergabeprotokoll erfasst sind, sind Sie als Vermieter dennoch für ihre Behebung verantwortlich. Denn Sie sind verpflichtet, das Mietobjekt im vertragsmäßig festgehaltenen Zustand zu halten. Als solche gravierenden Mängel gelten beispielsweise Schimmelbefall und defekte Heizungen. Sie fallen oftmals erst nach dem Einzug auf.
Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?
Die rechtlichen Grundlagen sind in diesem Fall eindeutig: Für die Anfertigung eines Wohnungsübergabeprotokolls gibt es keine gesetzliche Verpflichtung. Auch existiert weder für Vermieter noch für Mieter eine Pflicht, ein von der anderen Seite angefertigtes Protokoll zu unterschreiben. Das Wohnungsübergabeprotokoll stellt vielmehr eine freiwillige Dokumentation des Wohnungszustandes dar.
Seine Beweiskraft vor Gericht besitzt das Übergabeprotokoll allerdings nur, wenn es von beiden Seiten anerkannt und unterzeichnet wird.
Jedoch ist die Ausstellung eines solchen Protokolls heute gängige Praxis und bringt beiden Seiten Vorteile:
- Mieter sichern sich durch das Übergabeprotokoll beim Auszug ab, dass sie nur für Schäden haftbar gemacht werden können, die sie auch verantwortet haben. Auf diese Weise schützen sie sich vor ungerechtfertigten Forderungen. Beim Einzug stellt das Protokoll für sie sicher, dass alle bereits vorhandenen Schäden und Mängel dokumentiert wurden.
- Vermieter können sich anhand des Wohnungsübergabeprotokolls des ordnungsgemäßen Zustandes der übergegebenen Wohnung versichern. Zudem ist darin für sie festgehalten, welche Aufgaben der Mieter vor seinem Auszug noch zu erledigen hat. Das Protokoll hilft Vermietern damit auch dabei, den Überblick über ausstehende Tätigkeiten zu behalten.
Kann der Mieter auf ein Wohnungsübergabeprotokoll bestehen?
Weil ein Wohnungsübergabeprotokoll nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, kann der Mieter nicht auf seine Anfertigung bestehen. Als Vermieter können Sie auch nicht dazu verpflichtet werden, an der Ausstellung durch den Mieter mitzuwirken. In diesem Fall können Sie Ihre Unterschrift verweigern.
Allerdings kann der Mieter sich dann dazu entschließen, in ihrer Abwesenheit selbst ein Übergabeprotokoll im Beisein eines neutralen Zeugens zu erstellen.
Wann ein Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen?
Auch ohne gesetzliche Verpflichtung ist die Anfertigung eines Wohnungsübergabeprotokolls immer dann sinnvoll, wenn das Objekt übergeben werden soll. Das ist in folgenden drei Fällen relevant:
Einzug
Zieht ein neuer Mieter in die Wohnung ein, empfiehlt es sich, bei der offiziellen Wohnungsübergabe ein Übergabeprotokoll anzufertigen. Im Protokoll werden die Zählerstände festgehalten sowie bereits vorhandene Schäden und Mängel in der Wohnung aufgeführt – beziehungsweise wird der einwandfreie Zustand der Wohnung dokumentiert.
Auszug
Auch am Ende eines Mietverhältnisses sollte ein Wohnungsübergabeprotokoll angefertigt werden. Das ist besonders für Sie als Vermieter wichtig, weil im Übergabeprotokoll der Zustand der Wohnung zu diesem Zeitpunkt dokumentiert wird. Die offizielle Wohnungsübergabe an den Vermieter, Verwalter oder Hausmeister ist hierfür eine günstige Gelegenheit. Zu diesem Zeitpunkt lassen sich eventuell vorhandene Schäden oder Mängel an der Wohnung feststellen und schriftlich im Protokoll festhalten sowie Absprachen zum weiteren Vorgehen treffen. Ebenso werden die Zählerstände protokolliert.
Immobilienverkauf
Steht ein Immobilienverkauf an, sollte der Zustand der Immobilie ebenfalls in einem Übergabeprotokoll schriftlich fixiert werden. Der beste Zeitpunkt dafür ist der Termin, an dem die Immobilie an den neuen Eigentümer übergeben wird – also meist, wenn der Kaufpreis gezahlt wurde. Wie bei der Übergabe einer Mietwohnung sollten bei diesem Termin Schäden und Mängel, auch baulicher Natur, protokolliert werden. Des Weiteren sollten darin noch Fristen für ausstehende Zahlungen vermerkt werden. Zusätzlich erhält der neue Immobilieneigentümer zu diesem Zeitpunkt alle wichtigen Dokumente zur Immobilie.
Was gehört in ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Die Punkte, die in einem Wohnungsübergabeprotokoll stehen sollten, sind nicht gesetzlich festgelegt. Das gilt ebenso für die Form des Dokumentes. Wichtig ist allerdings, dass es schriftlich angefertigt wird. Für seine Anfertigung eignet sich am besten der Termin der Wohnungsübergabe, bei der Sie oder Ihr Verwalter die Wohnung gemeinsam mit den Mietern besichtigen und auf eventuell vorhandene Schäden prüfen.
Gehen Sie bei der Übergabe der Wohnung durch alle Räume und nehmen Sie deren Zustand einzeln im Übergabeprotokoll auf. Überprüfen Sie, ob dieser dem im Mietvertrag vereinbarten Zustand entspricht. Achten Sie dabei auf die Fenster, Türen und Schlösser. Inspizieren Sie zudem, ob vorhandene elektrische Geräte, Wasserhähne, Spülungen sowie die Heizungen korrekt funktionieren.
Schäden, die Sie während der Wohnungsübergabe feststellen, sollten Sie möglichst exakt protokollieren, damit das Dokument später gegebenenfalls Beweiskraft besitzt. Bei unterschiedlichen Meinungen zu einem Sachverhalt sollten die strittigen Punkte im Protokoll aufgenommen werden. Auch die Zählerstände von Wasser, Gas und Strom sollten Sie im Wohnungsübergabeprotokoll erfassen. Zudem sollten alle Schlüssel zur Wohnung übergeben und dies auch im Protokoll festgehalten werden.
Wenn es während der Wohnungsübergabe zu Absprachen über Reparaturen oder Renovierungen kommt, die noch vorgenommen werden müssen, gehören auch diese unbedingt in das Übergabeprotokoll.
Vergessen Sie nicht, auch Keller, Dachboden, Garage oder weitere Räume, die zu der jeweiligen Wohnung zählen, zu begehen und auf potenzielle Beschädigungen zu prüfen.
Zudem ist wichtig, dass sowohl Mieter als auch Vermieter das Protokoll unterschreiben, damit es Gültigkeit erlangt.
Gut zu wissen: Weist die Wohnung bei der Übergabe keinerlei Mängel auf, empfiehlt es sich, auch diese Tatsache im Wohnungsübergabeprotokoll aufzunehmen. Als Vermieter gehen Sie so sicher, dass Ihr Mieter Sie später nicht für Schäden zur Verantwortung ziehen kann, die erst während seiner Mietzeit entstanden sind.
Checkliste Wohnungsübergabeprotokoll
Die wichtigsten Punkte haben wir Ihnen hier in einer Checkliste für das Wohnungsübergabeprotokoll zusammengefasst.
Wichtige Eckpunkte im Wohnungsübergabeprotokoll:
- Name und Adresse von Mieter und Vermieter sowie gegebenenfalls anwesenden Zeugen
- Anschrift der Wohnung
- Datum der Übergabe sowie des Einzugs beziehungsweise Auszugs
- Zeitpunkt der letzten Renovierung
Folgende Punkte sollte das Wohnungsübergabeprotokoll bei Ein- und Auszug enthalten:
- Zählerstand von Gas, Wasser und Strom
- falls vorhanden: Füllstand des Heizöltanks
- Anzahl und Art der Schlüssel, die übergeben werden
- Auflistung aller Räume und detaillierte Erfassung des Zustandes
- Beschreibung aller Schäden und Mängel wie eventuell vorhandener Schimmelbefall
- Zustand der Wände in Bezug auf Anstrich und Tapete
- Zustand des Teppichs, der Fußböden und Fliesen
- Zustand der Fenster, Türen und Schlösser
- Zustand weiterer Räume wie Keller, Garage etc.
- falls vorhanden: Zustand der vorhandenen Einrichtung
- Absprachen zu ausstehenden Reparaturen und Renovierungen
- Unterschrift aller Beteiligten
Wer bekommt das Übergabeprotokoll nach der Anfertigung?
Damit Sie auf der sicheren Seite sind, ist es wichtig, dass beide Seiten – also Mieter und Vermieter – eine Ausführung des Wohnungsübergabeprotokolls für ihre Unterlagen erhalten. Damit sind auch nachträgliche Änderungen einer Seite ausgeschlossen.
Was Vermieter beim Wohnungsübergabeprotokoll beachten sollten
Damit bei der Wohnungsübergabe und der Anfertigung des Wohnungsübergabeprotokolls alles reibungslos verläuft, geben wir Ihnen abschließend noch einige relevante Tipps. Diese gelten sowohl für den Ein- als auch den Auszug.
Vorbereitet sein
Vereinbaren Sie rechtzeitig einen verbindlichen Termin mit dem Mieter zur Wohnungsübergabe. Bereiten Sie das Wohnungsübergabeprotokoll vor oder verwenden Sie eine Vorlage dafür, die Sie am Tag der Übergabe nur noch auszufüllen brauchen. So stellen Sie sicher, dass Sie keinen Punkt vergessen.
Zeit einplanen
Damit Sie eventuell vorhandene Mängel und Schäden nicht übersehen, weil Sie zum Termin unter Zeitdruck stehen: Planen Sie für die Wohnungsübergabe ausreichend Zeit ein.
Tageslicht
Die Wohnungsübergabe sollten Sie unbedingt bei Tageslicht durchführen. Andernfalls riskieren Sie, dass Sie weniger offensichtliche Mängel und Schäden übersehen und diese nicht in das Wohnungsübergabeprotokoll aufnehmen.
Dokumentation
Dokumentieren Sie den Zustand aller Räume der Wohnung ausführlich und beschreiben Sie eventuell vorhandene Schäden und Mängel detailliert, für den Fall, dass es später zu Streitigkeiten darüber kommt.
Neutraler Zeuge
Um sich gegen Streitfragen abzusichern, empfiehlt es sich, für die Übergabe der Mietwohnung einen neutralen Zeugen hinzuzuziehen. Dabei kann es sich auch um den Makler handeln. Der neutrale Zeuge muss am Ende das Wohnungsübergabeprotokoll ebenfalls unterzeichnen.